Don’t be scared, it’s just a Powerpoint

Lundi dernier j’ai eu la chance d’animer un second atelier pour le réseau doc@paris (que je vous recommande vivement par la même occasion) au sujet des présentations Powerpoint et notamment du phénomène que l’on appelle « death by powerpoint » (le terme est d’Angela Garber dans un article paru sur Small Business Computing). Je parie que ça vous évoque des souvenirs 😉 Souvenez-vous : il fait chaud, c’est l’après-midi, vous luttez contre le sommeil malgré les trois cafés que vous avez avalés coup sur coup et, surtout, vous êtes face à une présentation absolument atroce, avec des tonnes de diapos blindées de texte, peu de visuels, des couleurs qui vous écorchent les yeux et un masque institutionnel complètement rétro…

On l’a parfois fait, on l’a souvent subi mais, qu’on se rassure, il est tout à fait possible de changer la donne ! Je vous propose donc ce billet, joyeux mélange de compte-rendu de lectures (notamment l’ouvrage de Garr Reynolds, Présentation zen) et de réflexions personnelles.

Bento

On the train from Matsumoto to Takayama par Kelly

Mais pourquoi le titre « présentation zen » choisi par Garr Reynolds ? Pour cet Américain vivant au Japon, la comparaison entre l’art des diaporamas et les éléments de la culture japonaise tels que le bento, le haïku ou le jardin japonais est évidente. Tous ont un point en commun : ils sont sans fioritures et conçus à merveille.

Quelques points à rappeler avant toute chose :

  • produire une présentation est un acte créatif
  • les ppt considérés comme relevant de la « normalité » ne le sont souvent pas : commencez par désapprendre les « lois » que vous considérez comme étant celles du Powerpoint et démarrez avec l’esprit d’un débutant !
  • l’utilisation d’un Powerpoint n’est pas toujours justifiée. N’oubliez pas, d’autres supports existent !

 

La préparation : la nécessité de s’éloigner de l’ordinateur

Avoir une vue d’ensemble

Papier, stylo, crayons de couleur, post-its, tableau blanc, marqueur, paperboard, voilà le matériel parfait pour démarrer. Aucun ordinateur ni logiciel en vue pour l’instant.

Wireframing in the @bulletjournal today!

Wireframing par Mike Rohde

 

Les designers professionnels font généralement tout le travail de préparation et de brainstorming sur papier (il suffit de voir le succès de la pratique du sketchnoting auprès des UX designers). De plus, en ayant le crayon à la main, vous établissez un lien plus direct et plus naturel avec le cerveau droit, ce qui joue sur votre spontanéité et votre créativité.

 

InstagramCapture_2a6fa301-06ca-4bb7-b3b1-07fd4c5786ff

Par ailleurs, on a une bien meilleure vue d’ensemble quand le contenu est étalé sur les murs puisque l’on perçoit en un seul coup d’œil quels éléments peuvent disparaître et lesquels sont essentiels.

Se poser les bonnes questions

Quand on se dit qu’il faut améliorer les présentations, la discussion se focalise souvent sur les logiciels et la technique : on se dit pas assez formé à Powerpoint, à ses fonctionnalités, pour justifier de présentations peu réussies. Pourtant, l’enjeu n’est pas tant dans la maîtrise de l’outil (à mon sens, on pourrait supprimer aussi sec les onglets « Transitions » et « Animations ») mais bien dans le message à faire passer.

Qu’est-ce qui serait le plus mémorable pour le public ?

Mettez-vous à sa place et demandez-vous, face à votre présentation : « bon, d’accord, mais alors, qu’est-ce que ça m’apporte ? ».

Qu’est-ce que vous offrez EN PLUS ? Est-ce qu’un rapport ou un article de quelques pages pourrait vous remplacer ? Pire, est-ce que votre présentation Powerpoint pourrait vous remplacer ? (si tout votre discours est écrit dessus, la réponse est « oui »)

InstagramCapture_d9ba29ab-b42f-4d09-b77c-a7f4e3948804

L’affreux méchant vilain abominable « diapocument »

Vous savez, ces diaporamas qui se veulent être des documents mémo à distribuer ? Mettons les choses au clair : non seulement c’est inefficace mais, en plus, c’est laid ! (ne le prenez pas personnellement, moi aussi j’en ai fait).

Le diaporama n’est pas un document à distribuer à la fin. On veut généralement faire une pierre deux coups mais c’est tout le contraire de l’efficacité car votre présentation et ce que vous distribuez à votre public ont des rôles totalement différents.

Si vous devez compléter votre exposé avec des données supplémentaires (chiffres, liens vers des études, références, schémas, analyses…), préparez un vrai document à part. Non seulement, il sera fort utile à votre auditoire qui pourra se replonger dedans (et pas dans vos 150 diapos imprimées… non mais, sérieux, qui a déjà relu un bloc de dipos imprimées ??!?) et en plus, il vous permettra de ne pas vous sentir obligé de tout raconter dans votre présentation.

« Jamais, ne distribuez jamais de copies papier de vos diapos, et surtout pas avant la présentation. C’est l’erreur fatale » David S. Rose (@davidsrose)

De plus, les « diapocuments » représentent une distraction assurée : comme on ne peut pas à la fois écouter et lire attentivement et que l’on lit plus vite que le présentateur ne parle, le calcul est vite fait… C’est dommage, non ?

Une présentation se compose donc de 3 éléments distincts :

  • Votre diaporama
  • Vos notes
  • L’imprimé à distribuer si vous en avez un

Composer l’histoire

Qu’est-ce qui fait que certaines présentations vont être absolument brillantes et d’autres si peu mémorables ? Dans Ces idées qui collent (2007), Chip et Dan Heath rappellent que les idées qui marquent les audiences partagent toutes les caractéristiques suivantes :

  1. Simplicité : si tout est important alors rien n’est important. Soyez intransigeant avec soi-même pour simplifier votre message et ayez le courage d’éliminer le superflu.
  1. Surprise : faites voyager votre public, réveillez sa curiosité
  1. Concret : parlez d’images concrètes, pas de notions abstraites
  1. Crédibilité : souvent, nous donnons tout un tas de chiffres et de données pour la prouver. Pourtant, crédibilité et ennui ne sont pas synonymes… .
  1. Émotion : les émotions aident considérablement la mémoire. Les images visuelles comme verbales, permettent une connexion plus viscérale et affective avec l’idée.
  1. Histoire : nous enseignons, apprenons et grandissons avec des histoires
85180033

Par Thomas Huang

 

Qu’est-ce qu’une histoire ?

Elle se compose d’un début (identifier le problème), d’un déroulement (avec une apogée, un moment particulièrement critique) et d’une conclusion (résolution du problème / perspectives d’action). Une histoire n’est pas forcément de la fiction : les documentaires eux aussi racontent une histoire.

Quels sont ses effets ?

Une histoire permet d’impliquer l’auditoire et de lier vos idées à une émotion. C’est le meilleur moyen d’expliquer des idées compliquées. Souvenez-vous de vos supers profs du collège-lycée. Bien souvent, ils ne se contentaient pas de suivre un programme dans un manuel, mais leur personnalité, leurs expériences et leur passion les aidaient à façonner leurs cours et à vous emmener en voyage.

Le risque d’en savoir trop…

Les frères Heath évoquent aussi la « malédiction du savoir » qui relève de l’incapacité de la part du conférencier à imaginer ce qui se passe dans la tête des personnes qui ne possèdent pas le même niveau de connaissances que lui sur le sujet de l’exposé. Dites-vous toujours que vous avez mis plusieurs mois, voire plusieurs années, à devenir spécialiste de votre sujet. Votre auditoire, pour vous comprendre, n’a pas besoin de tout savoir. Par contre, il a besoin que vous soyez clair et synthétique.

Créer son storyboard

Le storyboard va être l’outil qui vous permettra de visualiser l’enchaînement de votre contenu narratif. Pour le créer, quelques étapes à suivre :

  1. Brainstorming : il s’agit de recueillir sans aucun jugement le maximum d’idées (pas de « oui mais », pas d’auto-censure. Accueillez les idées les plus folles, vous verrez plus tard si vous les conservez ou pas (on me susurre dans l’oreille qu’un atelier brainstorming sera organisé incessamment sous peu par doc@paris…) .
  2. Grouper et identifier le cœur du message: qu’est-ce que le public doit retenir ? quelle est l’idée clef ? Le fil conducteur ?
  3. Création du storyboard sans ordinateur : organisez les post-its de l’étape 2, imprimez des diapos vides pour les y insérer (ou faites-vous plaisir si vous êtes amateur/trice de carnets et prenez le Moleskine spécial storyboard).
  4. Ébauche des visuels : comment allez-vous représenter vos idées pour les rendre mémorables et accessibles ? Utilisez des pictogrammes, des citations, des mots-clefs,…
  5. Création du storyboard en mode trieuse de diapos sur PPT
WP_20160622_002

« Coupez sans merci. Dans le doute, coupez« , Garr Reynolds

Le design

Le malentendu est souvent de croire que le design s’ajoute à la fin, comme la cerise sur le gâteau. Et bien nope !

Le design :

  • Intervient au tout début car il nous sert à organiser les informations
  • Est un moyen de persuasion, pas un ornement !
  • N’est pas de l’art même s’il a une forte composante artistique : le designer doit être conscient de l’utilisateur final et de la meilleure manière de résoudre un problème du point de vue de cet utilisateur

Simplicité, naturel et élégance

C’est le mantra de Garr Reynolds. Évident mais pas du tout facile à atteindre. Mais alors, du tout, du tout, du tout.

Qui dit simple ne dit pas simplet ou simpliste. Dans le doute d’être mal compris, on a souvent tendance à en rajouter alors que l’on sait tous très bien que quantité n’égale pas qualité.

Flat Garden, Portland Japanese Garden

« La simplicité, c’est produire un maximum d’effet avec un minimum de moyens« , Dr Koichi Kawana

La combinaison du simple, du naturel (=retenue) et de l’élégance (= bon goût) permet d’amplifier le propos. « Mais tout cela prend du temps ! », me direz-vous. Oui. Beaucoup de temps même. Mais si le public perd son temps, alors qu’elle importance que nous ayons épargné une heure ou deux dans la préparation des diapos ?

La composition des diapos

Le rapport signal / bruit

Il s’agit du rapport entre les éléments pertinents et ceux superflus dans une diapo. Le cerveau réagit mal quand il faut traiter un excès d’infos : il est donc important de veiller à limiter la dégradation du message.

Qu’est-ce qui affaiblit le message ?

Graphiques inappropriés, icônes, libellés ambigus, traits, formes, logos, symboles, pieds de page, numéro de diapo,… En bref, tout out ce qui ne joue pas un rôle essentiel.

La « warning list » :

  • Limitez le plus possible les listes à puces et le texte
  • Attention aux animations ! Soyez subtils et sobres. Avec les animations, on tombe vitesse grand V dans le kitsch… Évitez les fondus, rotations et autres transitions. Idem évitez le 3D, moins lisible que le 2D
  • Clips arts : non ! non ! non ! Définitivement non !
  • Logo de l’institution : uniquement sur la première et la dernière slide. Idem pour le pied de page indiquant votre nom et le titre de l’intervention.
  • Attention aussi aux templates proposés par Powerpoint qui sont souvent saturés d’éléments (eux aussi très kitsch). Préférez une charte graphique plus simple que vous réalisez vous-même.

L’effet de supériorité de l’image

L’image est un puissant outil mnémotechnique, ultra efficace quand elle est en plus associée à un mot-clef.

Pour cela :

  • elles doivent être de qualité professionnelle (haute résolution)
  • les insérer en « arrière-plan » (plein écran sans bordure ni marges).
  • L’idéal est que l’image contienne suffisamment d’espace uniforme pour que l’on puisse y placer le texte avec un bon contraste.

Demandez-vous : quelle information introduite par du texte pourrait être remplacée par une image ?

Quelques outils fort utiles

L’espace vide

C’est aussi ce que l’on appelle espace blanc ou espace négatif. Le principe est de ne pas chercher pas à remplir chaque cm² et à faire respirer son contenu. Le vide aère et donne de la force aux autres éléments (pensez aux boutiques de luxe qui sont souvent très sobres). Pour équilibrer la répartition de vos contenus, vous pouvez utiliser la règle des tiers en traçant sur votre diapo une gille de 4 lignes : les 4 points d’intersection (points de force) constituent des emplacements où vous pouvez positionner le sujet principal.

Présentation_diaporamas_2016

Les 4 piliers

  • Contraste et hiérarchie : si aucun élément ne domine, l’observateur ne sait pas par où commencer. Variez les tailles des polices voire les polices elles-mêmes pour les titres, les mots-clefs, les liens hypertextes, …
  • Proximité : on ne doit pas avoir à se demander quelle légende va avec quel graphique ou si une ligne est un titre ou un élément indépendant
  • Répétition: cohérence de l’ensemble (feuille de style)
  • Alignement: sur Powerpoint, pensez à utiliser la ligne en pointillés rouge qui s’affiche temporairement quand vous déplacez une forme. Elle vous permettra d’aligner ou de centrer parfaitement les éléments d’une diapo.

La couleur

Liée aux émotions, elle aide elle aussi à la mémorisation. Pour cela, elle doit être choisie avec soin, en évitant les tons criards. Quelques outils utiles :

policesLes polices

Pour une présentation, il faudra préférer des polices sans serif, pas plus de trois pour un même document et assez grande pour être lue depuis le fond de la salle.

Powerpoint : trucs et astuces

Onglet Accueil

  • Organiser (premier plan / arrière plan)

Onglet Création

  • Variantes : nuanciers de couleurs
  • Ratio d’aspect des diapos : 16:9 ou 4:3. Attention, dépend de l’écran de projection ! Si vous ne savez pas, je vous conseille le 4:3.

Onglet Insertion

  • Images / capture d’écran (n’oubliez pas d’insérer les droits d’auteur des photos utilisées)
  • Vidéos
  • Formes (format de la forme : transparence et aussi remplissage / autres couleurs de remplissage / personnalisées : code RVB)
  • Zone de texte
  • Pour changer la couleur d’un lien hypertexte : onglet création / couleurs / personnaliser les couleurs

Onglet affichage

  • Mode normal / Trieuse de diapositives (mode idéal pour avoir la fameuse vue globale).

Enregistrer

  • Toujours enregistrer votre ppt final sous deux formats : ppt ET pdf
  • Compresser les images (sauf si mises en arrière-plan) pour alléger le fichier en sélectionnant une image (onglet Outil image)

La présentation orale

TEDx BORDEAUX 2014

« Plus votre présentation sera visuellement frappante, plus les gens s’en souviendront. Et surtout, ils se souviendront de vous« , Paul Arden

Démarrer fort

Ne vous perdez pas dans une introduction à rallonge ou des formalités, commencez fort, ayez du PUNCH !

  • Personnel
  • Inattendu : allez à l’encontre des attentes du public, jouez sur l’effet de surprise
  • Nouveau/inédit: donnez des perspectives nouvelles
  • Provoquant (challenging): provoquez intellectuellement votre public
  • Humoristique: le rire est contagieux. Non seulement il créé une ambiance générale positive mais, en plus, si les gens rient c’est qu’ils écoutent.

Le public donne une période de 2-3 minutes de « lune de miel » à l’orateur pour lui donner sa chance. Les minutes de démarrage sont donc extrêmement importantes et ne  doivent jamais commencer par une excuse (du style « je n’ai pas eu le temps de faire mieux »). Il est préférable de se lancer dans le vif du sujet en évitant la diapo plan/ordre du jour que vous ferez plutôt à l’oral en quelques secondes.

Établir un contact avec l’auditoire

  • Ayez un contact visuel avec l’auditoire, en balayant régulièrement l’assistance du regard.
  • Prenez en compte la durée de l’attention (entre 6 et 20mn pour un adulte) : plus c’est court mieux c’est 😉 ! Si vous intervenez plus de 2h, insérez une diapo avec une belle photo de café pour signifier la pause, ça vous évitera de l’oublier
  • Bougez ! L’idéal est d’avoir une télécommande pour pouvoir faire avancer ses slides sans être rivé au clavier de l’ordinateur
  • N’hésitez pas à laisser un peu le public sur sa faim, donnez lui envie d’aller chercher par lui-même des informations à l’issue de votre présentation
  • Et, enfin, par pitié, laissez les lumières allumées ! D’une part, vous pouvez ainsi voir votre public et, surtout, votre public peut vous voir, prendre des notes (pour avoir testé, sketchnoter dans le noir c’est pas cool du tout) et rester éveillé (et oui…).

Quelques idées de lectures/visionnages/promenades numériques pour aller plus loin :

Sur ce, sacàmainetsacàdos vous souhaite tout plein de moments diporamesques kiffants et aussi de très bonnes et chouettes vacances !

Publicités